איך מקטינים סיכוי למעילה בעסק?
היקף המעילות בעסקים בארץ מוערך בכמיליארד שקל בשנה. מי שבדרך כלל מבצע את ההונאות הם מנהל החשבונות או יועץ המס, שמנצלים את האמון כדי לגנוב לכיסם את כספי הלקוחות והכנסות החברה. לא תאמינו כמה זה קל - אבל יש פעולות מנע שכדאי לנקוט
במשך תקופה של שנתיים הצליח איש הכספים המיומן למעול ב-240 אלף שקלים מתוך כספי החברה.
סכום המהווה 8% מהמחזור הכספי שלה ומצביע לא רק על מיומנותו, אלא גם על רמת הבקרה הקלוקלת של בעל העסק.
לדברי עופר אלקלעי, שותף במשרד אלקלעי מונרוב, העוסק בין השאר בביקורת חקירתית, הרי שלפי נתונים שפרסמה לשכת בוחני המעילות העולמית בסוף 2008 עולה כי מעילות גורמות לארגונים הפסד כספי בגובה 3% מהמחזור השנתי שלהם. מעבר לכך, עולה כי רק 20% מהמעילות מתבצעים על ידי גורמים חיצוניים, ואילו החלק הארי מתבצע על ידי עובדים מבפנים.
רואה החשבון שי מדינה, מנהל תחום הביקורת החקירתית בפאהן קנה ושות, מעריך כי היקף המעילות הוא כמיליארד שקל בשנה. כמו כן, המציאות מלמדת כי אחוזים בודדים מסך המעילות מגיעים לכדי דיווח למשטרה. החברות חוששות כי החשיפה תפגע במוניטין, זאת מלבד חוסר האמון במערכת המשפט ובתפקוד המשטרה.
האפשרות לבצע מעילה, לגנוב או להתל בבעלי עסקים קטנים ועצמאיים היא רבה יותר מאשר בעסקים גדולים ומבוססים, למרות סכומי הכסף הנמוכים בהרבה המתגלגלים בהם. הסיבה לכך היא שאצל העסקים הקטנים או העצמאיים נהנה מנהל החשבונות, יועץ המס או החשב הבודד מאחריות ומעצמאות רבה הרבה יותר, כאשר בעל העסק פעמים רבות אינו מודע לחשיבות של הליכי בקרה נאותים העשויים למנוע מאיש הכספים לנצל לרעה את תפקידו.
סיבה זו, לצד העלויות בזמן ובכסף הנלוות לביצוע בקרה נאותה, כמו גם חוסר הרצון להטיל דופי ולפגוע באווירה המשפחתית - ופעמים רבות במשפחה ממש - המנהלת את העסק, מהווים חסמים מהותיים בפני פעולות העשויות למנוע מעילות, והופכים את העסק לכר פורה לפעילות של מועלים המנצלים עד תום כל פרצה ופרצה.
עבודת החשבים ומנהלי חשבונות האחראים על הרישומים בספרי החברה מציבה אותם בעמדת מפתח המאפשרת להם לבצע רישומים כוזבים היכולים לטשטש עקבות של מעילה. אחת השיטות השכיחות היא גניבת תקבולים מלקוחות ורישום הנחות, זיכויים או חובות אבודים תוך רישום פקודות יומן כוזבות.
מאחר שהלקוח שילם כספים שלא נרשמו בספרים, נוצר חוסר התאמה בין היתרות בספרי הארגון לבין היתרות בספרי הלקוח. הסתרת ההפרש תתבצע על ידי הקטנת היתרה בספרי העסק - באמצעות רישום לקוי של פעולות, הכולל לדוגמה הוספת הנחה, כאשר התוצאה היא שהיתרה בספרי הארגון ובספרי הלקוח זהה.
כך יכול איש כספים לגנוב מבעל העסק גם על ידי רישום כוזב של זיכויים בכרטיסי הספקים. "במקרה כזה ירשום מנהל החשבונות כי התשלומים אותם שלשל לכיסו שולמו לספק, ומאחר שהספק לא קיבל את הכסף ייווצר חוסר התאמה בין הכרטיסים של הארגון לספק, המעילה תוסתר על ידי רישום פקודת זיכוי בכרטיס הספק בצורה שתעמיד את היתרות בשני הכרטיסים על סכום זהה", מסביר אלקלעי. "כדי לעלות על המעילה במקרה זה יש לעיין בתנועות המתבצעות בשני הכרטיסים".
שיטה נוספת למעילה הקשורה בסעיף ההוצאות היא רישום כפול של תשלומים לספקים. "בשיטה זו מציג מנהל החשבונות פעמיים את אותה חשבונית של ספק לגורם שחותם על הצ'קים. לאחר הכנת הצ'ק מסב אותו מנהל החשבונות לזכותו", מסביר אלקלעי. "בדומה למעילה הקודמת, גם כאן צפויים כרטיסי הספק והארגון להיות זהים".
גופים רבים במשק מבצעים תשלומים על ידי מערכת הקרויה מס"ב (מערכת סליקה בנקאית), המנהלת שורה ארוכה של
לרשותו של איש כספים המעוניין בכך עומדים אמצעים ושיטות רבות למעילה בכספי העסק, מלבד גניבה דרך כרטיס הספקים. התאמת חשבונות בנק, גלגול יתרות הלקוח בין סעיפים שונים וגניבת כספים מלקוחות - גם הם פרקטיקות נפוצות בקרב המועלים.
"גלגול יתרות שונות של לקוחות בין סעיפים שונים, ובהם סעיפים שקשה לבדוק אותם, כדוגמת הפרשי מימון והפרשי שער, עשוי לטשטש את המעילה באופן כזה שיהיה קשה במיוחד להתחקות אחריה", אומר אלקלעי, ומחדד: "כאן מסתיר איש הכספים את המעילה בסעיפים עלומים וסתומים באופן יחסי, שאינם מצויים בדרך כלל במוקד תשומת לבו של בעל העסק - בניגוד לסעיפי ההכנסות או ההוצאות הקשורים בפעולותיו השוטפות של העסק".
במקרים שבהם העסק מחזיק גם בכספי הלקוחות, עשוי הגנב לחמוד גם את כספם. כאן המועל, שיעביר נתח מכספי היתרות לחשבונותיו האישיים, יכול לכסות על פעולותיו על ידי משלוח אישורי יתרות כוזבים ללקוחות, שאינם מעידים על היקף המשיכות שביצע בחשבונותיהם.
במקרה שמנהל הכספים לא "זכה" בחברה בה מול פקדים כספי הלקוחות, הוא יכול פשוט לבחור לגנוב את כספיה ישירות מחשבון הבנק. במקרים כאלו צריך המועל שתהיה לו גישה להתאמות החשבון, המסתירות הוצאות שלא היו צריכות להתבצע.
ניהול עסק מצריך נתינת אמון וביזור סמכויות לאנשים, כך שהאפשרות של מעילה קיימת תמיד. עם זאת, ישנם מספר תהליכי בקרה העשויים להגדיל את הסיכון בביצוע מעילות וכך להקטין את היקפן, ולאפשר את חשיפתן המהירה במקרה שכבר התרחשו.
אמצעי בקרה פשוט באופן יחסי הוא דוחות חכמים, המופקים על ידי אנשי מקצוע ומצביעים על שינויים חריגים בפעילות הכספית של העסק. דוחות חכמים עשויים לחשוף חוסר רציפות במספרי צ'קים, שינויים חריגים במלאי ביחס לקניות ומכירות, גידול בכמות הצ'קים ביחס למחזור, קיום צ'קים במערכת על שם עובדים בעסק, ירידה בתקבולים במזומן ועוד, כאשר כל נתון כזה העשוי להדליק נורות אדומות מצביע גם על מקור המעילה האפשרית.
יש לנהל מעקב הדוק אחר מתן פנקסי המחאות לצורך תשלום לרשויות המס, על ידי רישום מסודר של מספרי ההמחאות שמועברות ליועץ המס או מנהל החשבונות. במקרה כזה - אם יתברר כי נעשה שימוש שלא כדין בהמחאות, יהיה קל הרבה יותר להתחקות אחר הנעשה. כמו כן יש להקפיד כי סחירות ההמחאות תוגבל, זאת באמצעות רישום של המוטב הרלוונטי. לצורך העניין, ניתן לרשום "לפקודת מע"מ בלבד", וכך למנוע ממנהל החשבונות אפשרות להסב את ההמחאה על שמו.
הליך בקרה נוסף שלא צפוי לגזול משאבים הוא דרישה לקבלת העתק מההמחאה בתום רישומה, תוך הקפדה על כך שהעתקי ההמחאות לא יישמרו בקרבת פנקסי המחאות ריקות, והקטנת הסיכוי לכך שגורם זר יזייף את החתימה ויעשה שימוש בהמחאות.
עבודתו של בעל העסק או מנהל העסק איננה נגמרת רק בהסדרה של הליכי בקרה, ובמקרה שהוא מעוניין למנוע ממחלקת הכספים לנצל לרעה את כוחה הוא נדרש גם לפיקוח שוטף. "יש להקפיד כי מנהל החשבונות יעביר את העתקי הדוחות הממוחשבים לתשלום לרשויות השונות, בין אם המדובר במס הכנסה ובין אם בביטוח לאומי ומע"מ", אומר אלקלעי וממליץ בין השאר לבצע בדיקה מדגמית שלהם. "ניתן גם לבחון את פעולת איש הכספים על ידי כניסה לאתר האינטרנט של הבנק, המאפשר ללקוח לבחון את העתקי ההמחאות שמופיעות באתר הבנק, מהלך אשר מאפשר לגלות אם נעשה בהן שימוש שלא כדין.
לדברי מדינה, כדי להבטיח את אמות המידה המוסריות של כח העבודה המצטרף לחברה יש לבצע בדיקות של העובדים בטרם העסקתם בחברה. ביצוע בדיקות מקיפות על אודות מועמדים לעבודה, כולל בדיקת ממליצים במקומות עבודה קודמים, עריכת מבחני האמינות, פוליגרף וכדומה יכולים לחסוך מפח נפש.
נא להמתין לטעינת התגובות
אקו"ם