אחד הפעולות היותר בסיסיות שיש לבצע לקראת השנה החדשה, היא לבנות את התקציב השנתי, ועדיף בסיוע של יועץ עסקי מיומן.
יש להבין כי התקציב השנתי מעניק לבעל העסק תשתית חיונית לקבלת החלטות מושכלות ומבוססת, בהתאם למצב הפיננסי הנוכחי ובראיה לעתיד. עם זאת, עובדה היא שחלק גדול מבעלי העסקים נוטים לדלג על בניית התקציב, או שאכן בונים אותו אך עושים זאת בצורה שאינה מספיק מקצועית, רצינית ומדויקת. ועם תקציב רעוע כזה, או אף ללא תקציב בכלל, קצרה הדרך לבלגן פיננסי וחוסר הבנה, כמו גם להתנהלות שגויה המייצרת בעסק בעיות הולכות ונצברות.
אז כשלב ראשון, יש להבין מהו בכלל התקציב השנתי ומהי חשיבותו, כיצד התקציב השנתי בנוי ואיך הוא מסייע לבעל העסק, ולבסוף – יש גם להבין את מורכבותו ומדוע כדאי להסתייע לשם כך ביועץ עסקי מיומן. אז בואו נתחיל בהתחלה.
מהו תקציב שנתי ומהי חשיבותו
התקציב השנתי הוא תוכנית העבודה שלכם עבור השנה הקרובה, אותו בונים בצורה של דו”ח עם ההכנסות וההוצאות הצפויות בעסק. בדיוק מסיבה זו בניית התקציב נעשית בסוף השנה האזרחית ולפני שמתחילה השנה הבאה, מכיוון שאנו יכולים להסתמך על נתונים אמיתיים שהתאספו. בעזרתם נוכל לבנות הנחות עבודה ריאליות עבור השנה הקרובה, כולל תחזית לגידול או לצמצום.
אם כן, חשיבותו של התקציב השנתי טמונה בכך, שהוא מאפשר להתנהל באופן כלכלי נבון החל ברמה הנקודתית והשוטפת ועד לרמה האסטרטגית והכללית. התקציב מאפשר לפתח את העסק ולבצע את השינויים המתבקשים בשנה הבאה, ובניגוד להחלטות אינטואיטיביות או מזדמנות, כאן מדובר על תכנון כלכלי מסודר שמתבסס על הערכות מוקדמות וריאליות. כלומר, עם התקציב השנתי יש לנו תוכנית כלכלית מפורטת וברורה, אשר מטרתה העליונה היא להביא לשיפור הביצועים משנה לשנה.
כפי שנאמר, אחת הבעיות השכיחות במחוזותינו היא שבעלי עסקים פוסחים על בניית התקציב השנתי, או שאינם בונים אותו בצורה נכונה. לעיתים זהו העומס היומיומי בשוטף שאינו מאפשר להקדיש מספיק זמן לניהול הפיננסי, לעיתים זו היעדר הבנה כלכלית מספקת שמובילה להימנעות ודחיינות של העיסוק במספרים ונתונים, ולעיתים הסיבות הן אחרות. אבל בכל מקרה, כתוצאה מכך לבעל העסק אין באמת שליטה על הפן הכלכלי של העסק, ואין לו תוכנית עבודה כלכלית מקצועית שבנויה היטב.
אם זהו המצב גם אצלכם, כדאי שתבינו שאי אפשר להפריז בחשיבותו של התקציב השנתי. זהו מהכלים החיוניים והבסיסיים שעומדים לרשותכם, המאפשר לפתור בעיות בזמן אמת בעודן קטנות ולפני החרפה, לנווט את העסק לאורך החודשים הקרובים, לתכנן מראש את הצעדים ולקבל החלטות ברמת האסטרטגיה ובשוטף. יתר על כן, בניית התקציב איננה “כאב ראש” אלא להיפך: היא מעניק לכם שקט וביטחון לאורך זמן במקום להתנהל לאורך השנה בתחושה של כיבוי שריפת, של לחץ מתמיד ושל צורך לפתור מהר בעיות שפתאום מתגלות.
ממה מורכב התקציב השנתי
בתקציב שנתי מקצועי יש מספר סעיפים, ובעיקר כל הקשור להוצאות וההכנסות החזויות. אין זו משימה פשוטה בהכרח, שכן יש לקחת בחשבון את מצבת הלקוחות הקיימים וממנה לגזור לגבי כל לקוח את הסיכוי שימשיך עם העסק גם בשנה הקרובה. בנוסף, יש להעריך את הצעות המחיר הצפויות עבור הלקוח, ולאחר מכן להכפיל את הצעות המחיר בסיכוי שהלקוח ימשיך אתכם. כך אנו מקבלים את ההכנסות המשוערות לשנה הבאה מכל לקוח, ובסיכומו של דבר את ההכנסות הצפויות לעסק באופן כללי.
כפי שניתן להבין, מדובר בסעיף די מורכב המצריך מספר השערות מושכלות, שמצד אחד מתבססות על נתונים מדויקים, ומצד שני על היכרות עם הלקוח ויחסיכם איתו, עם השוק ועם המתחרים. ייתכן למשל כי לגבי חלק מהלקוחות קיים סיכוי משמעותי יחסית לנשירה, אצל אחרים קיימת אפשרות להגדלה ריאלית של הצעת המחיר, עם אחרים יהיה אפילו צורך ליזום נשירה עקב היעדר יעילות ורווחיות מספקת, ובתוך כך יש להציב גם יעדים ריאליים להגדלת מעגל הלקוחות וההכנסות. באופן כללי, השאיפה בסעיף זה ובתקציב בכלל היא ליצור כמה שיותר פירוט מבחינת הלקוחות וברמת העונה ואף החודש, שכן הדבר מייצר תשתיות ברורה ואיתנה יותר עבור היערכות לשנה הקרובה.
כאמור, התקציב השנתי גם מקדיש פרק משמעותי להוצאות החזויות בכל התחומים, כדוגמת רכישת חומרי גלם, ייבוא של מוצרים ורכיבים, הוצאות אספקה, שכר הדירה והארנונה על המבנה, משכורות, ביטוחים, ועד לחשמל וציוד משרדי. לכאורה, יש רק לסכם את ההוצאות מהשנה שעברה. למעשה, ישנה זיקה ברורה בין פרק ההכנסות ופרק ההוצאות, שכן אם מתוכננת הגדלה בהכנסות (כפי שצריך להיות), הרי שמטבע הדברים יגדלו גם ההוצאות כגון השכרת עוד שטח, העסקה של עובדים נוספים, ייבוא של יותר רכיבים וכן הלאה. אגב, כאשר מסכמים את ההוצאות אסור לשכוח פרטים שאינם מופיעים בדו”ח רווח והפסד שהוציא לכם רואה החשבון, כגון החזרי הלוואות ומיסים, אשר יכולים לעיתים לשנות את התמונה באופן מהותי.
בונים תקציב עם יועץ עסקי
אם כן, בניית התקציב איננה משימה פשוטה. ראשית, מאחר שיש צורך במעבר קפדני על ההוצאות וההכנסות מהשנה הנוכחית, כולל התייחסות לפרטים שאינם נכללים בדוחות של רואה החשבון, ואשר התעלמות מהם עלולה בהחלט להוביל לתקציב שגוי על כל המשתמע מכך. כמו כן, כאשר מבצעים צפי של הכנסות והוצאות, למרות המרכיב של ההערכה שאינו וודאי, לא ניתן פשוט לזרוק מספרים על פי ניחושים או משאלות הלב. יש לשקלל סיכויים ולהניח הנחות עבודות ריאליות, תוך שלוקחים בחשבון את השפעת הסעיפים השונים זה על זה.
על כן, חשוב להסתייע בשירותיו של יועץ עסקי מיומן, ועדיף כזה שיש לו השכלה כלכלית אקדמית מקיפה, וכן היכרות טובה עם התחום שבו העסק פועל. יועץ עסקי מביא לצד הבנה כלכלית גם יכולת הסתגלות מקצועית ואובייקטיבית על הנעשה בעסק, ללא הטיות הנובעות מהיקשרות רגשית למוצר או לקוח מסוים, או אל העסק עצמו. הבקיאות הכלכלית מביאה ערך רב גם כאשר עוסקים בנתונים שקשה יותר להעריך אותם, כגון שינויים ברמה העונתית והחודשית, הגידול בהוצאות עקב הגידול בהכנות, שינויים המתחוללים בענף ובמשק ו/או שיש סיכוי טוב שיתרחשו במהלך השנה הקרוב, וכיוצא בזאת.
ולא פחות חשוב, גם אחרי שהתקציב השנתי מוכן, יש להבין כיצד גוזרים ממנו מסקנות, כיצד משווים לאורך תקופה את ההערכות בתוכנית העבודה לתוצאות בשטח, כיצד מתכננים על פי התקציב את האסטרטגיה, וכיצד מקבלים החלטות נכונות. בכל הדברים האלו ונוספים מסייע לכם היועץ העסקי, שיושב על המדוכה ביחד אתכם ומוציא תחת ידיו תקציב שנתי, ובמידת הצורך ימשיך וילווה את בעל העסק בהתאם לצרכיו.
