מה עושה מערכת חתימה דיגיטלית
בתור התחלה, ממערכת חתימה דיגיטלית ממירה כל מסמך מוורד או PDF לכדי טופס דיגיטלי. זאת אומרת, טופס עם כל השדות באופן זהה למקורי, רק שנמצא עכשיו אונליין ואפשר לשלוח אותו לכל אדם אחר – עובד, ספק, לקוח, שותף וכן הלאה. אלו מסמכים שניתן לחתום עליהם בכל עת ומכל מקום בכל מכשיר המחובר לרשת, ויש להם אבטחה גבוהה בהתאם לדרישות של רשות המיסים וגורמים רשמיים נוספים.
בנוסף, המערכת מאפשרת לבצע עוד כמה פעולות. למשל, לבחור משלוח של טופס דיגיטלי לכמה נמענים בסבב טורי או מקביל. סבב מקביל משמעו שהמסמך נשלח מיידית לכל הנמענים שצוינו, וסבב טורי שקודם נמען א' יקבל את המסמך ורק אחרי שיחתום עליו הוא יישלח עם החתימה לנמען ב', ג' וכן הלאה. עם המערכת גם אפשר ליצור טפסים חדשים ולשנות קיימים, ניתן להגדיר מועדים למשלוח אוטומטי של טפסים (למשל לעובדים) ואפשר לבקש קבלת התראות למשלוח טפסים במועדים מסוימים.
כיצד המערכת מייעלת הליכים וחוסכת בכסף?
מדובר במערכת פשוטה מאוד שכל אחד יכול להפעיל בלי שום רקע טכני ותוך שניות ספורות. בראש ובראשונה היא מייעלת את כל הפרוצדורה וההתעסקות בניירת פיזית, הדפסות, סריקות, תיוקים ידניים וכן הלאה. בנוסף, היא חוסכת בטעויות אנוש במילוי הטפסים שכן מי שממלא אותם מועבר שלב אחרי שלב בשדות, והמערכת אינה מאפשרת להתקדם ללא מילוי של שדות חובה או מילוי שגוי שלהם. כמו כן, בעזרתה ניתן לצרף קבצים – כולל באמצעות צילום מהסמארטפון.
אז המערכת חוסכת הרבה זמן יקר בהתעסקות עם מסמכים פיזיים. בנוסף, היא חוסכת בהוצאות משרדיות על ניירת, בלאי של מדפסות, דיו וטונרים, קניית ארוניות, שטח אפסון במשרד וכן הלאה. מעבר לכך, בארגונים שכבר עובדים עם מערכות כאלו מדווחים על שביעות רצון גבוהה והגברת הפריון בעבודה במחלקות משאבי אנוש ונוספות. ואם תוסיפו לכך את העובדה שהן ידידותיות לסביבה, חוסכות בכריתת עצים ותורמות לתדמית ירוקה ומתקדמת של העסק – תבינו למה הפופולאריות שלהן גואה.
האם צריך ידע טכני בשביל לעבוד עם מערכות חתימה דיגיטלית?
קודם כל, התשובה שלילית: אין צורך בידע טכני כזה או אחר בשביל לעבוד עם מערכת חתימה דיגיטלית לבד. זוהי מערכת ממש פשוטה וידידותית לשימוש, הכי אינטואיטיבית שאפשר. יחד עם זאת, ייתכן שלפני השימוש הראשון בה, מייד אחרי ההרשמה, ייצרו אתכם קשר מהחברה וישאלו אם אתם מעוניינים בהדרכה קצרה של 5 דקות. שווה לקחת אותה. מעבר לכך, חשוב להבין שהמערכת מתאימה לכל האנשים ולכל סוגי העסקים והארגונים. אמנם, בחלק מהעסקים הקטנים והבינוניים סבורים כי השימוש בטפסים דיגיטליים שמור לחברות הגדולות, אבל האמת רחוקה מאוד מכך.
אז כן, כל אחד יכול להכין טפסים דיגיטליים לבד. והסיבה לכך היא שאתם בעצם לא מכינים אותם. כמובן שבשביל ליצור מערכת שמפיקה בטפסים דיגיטליים יש צורך בהרבה ידע מקצועי בתחומי התכנות, אבטחת מידע ועוד, אולם אתם מקבלים את המערכת כשהיא בנויה ופועלת. ראוי להדגיש שגם אם קיים בחברה עובד בעל ידע מתקדם בתכנות וכדומה, הוא אינו יכול לבנות לבד מערכת כזו כי ממילא גם יש לעמוד בדרישות של רשות המיסים ושל גורמים נוספים, ואף לבצע הרשמה של המערכת מראש ברשומות.
אם כן, מערכת חתימה דיגיטלית מוכנה, היושבת בענן ולא על המחשבים או השרתים של העסק, היא שמכינה עבורכם טפסים דיגיטליים במהירות – תוך כמה שניות. במערכת הזו הושקעו הרבה מחשבה, זמן ומשאביםן על מנת שכל אחד יוכל להשתמש בה בצורה קלה ומהירה. כל מה שצריך לעשות, כאמור, הוא רק להעביר אליה מסמך בפורמט של PDF או וורד, ומייד מקבלים את המסמך בתצורה של טופס דיגיטלי מוכן למילוי ולחתימה – למשל טופס 101, הסכם קבלת שירות, טופס קליטת עובד חדש וכן הלאה. עם המערכת גם אפשר לשכפל טפסים קיימים כמו חוזים, או ליצור טפסים חדשים מבוססי PDF, או ליצור טפסים בלי מסמך בכלל בדומה לגוגל פורמס.
וזה באמת בטוח?
מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים מעניקה רמה גבוהה למדי של אבטחת מידע, בוודאי גבוהה יותר מהתעסקות עם מסמכים פיזיים. היא מוסיפה באופן אוטמטי קובץ מוצפן לכל טופס שנשלח, על מנת לתת את רמת הוודאות הגבוהה ביותר שאפשר בתנאים אלו לזהות האדם החותם ולכך שלא בוצעו במסמך שינויים אחרי החתימה. ושוב, אתם לא צריכים לדעת או לעשות כלום. המערכת עושה זאת לגמרי לבד בלי התעסקות מצדכם.
דוגמא מצוינת עבור מערכת חתימה דיגיטלית יעילה ואמינה Easydoc . מדובר במערכת מתקדמת ונוחה מאוד לשימוש עם מגוון פיצ'רים חכמים, העושה את העבודה בשיא המהירות והפשטות. על פי הנתונים שהצטברו אצל משמשי המערכת, 37% מהמסמכים נחתמים תוך 3 שעות בלבד, ואילו 85% מהמסמכים נחתמים תוך 24 שעות.
