הפקת מלוא התיעוד באמצעות קופה רושמת
אחד היתרונות הגדולים של קופה רושמת אומגה היא האפשרות להפיק דרכה את כל התיעוד החשבונאי הנחוץ לעסק.
- חשבונית מס קבלה עבור לקוח הרוכש סחורה ומשלם עבורה במקום בכל אחד מאמצעי התשלום האפשריים .
- חשבונית מס עבור לקוח קמעונאי הרוכש סחורה אך לא משלם עבורה בעת הקניה אלא מעביר תשלום בשלב מאוחר יותר .
- קבלה עבור תשלום המגיע מאחד הלקוחות הקמעונאיים באמצעות תשלום במזומן, בכרטיס אשראי, בהמחאה או בהעברה בנקאית.
- תיעוד מלאי לגבי סחורה המגיעה מהספקים ומועברת למחסני העסק או לחילופין, סחורה היוצאת ממחסני החברה ונשלחת ללקוח. המעקב אחר המלאי בעסק הוא נקודה אקוטית כדי לדעת את מצב המלאי הקיים של כל אחד מהפריטים וכדי למנוע גניבות בעסק העלולות לסכן אותו ובמקרים קיצוניים אף לגרום לקריסתו .
קופה רושמת לעסק קטן מעניקה מעטפת של כל התיעוד הנחוץ לה כולל דוחות ממוחשבים המופקים על סמך הפעולות הקשורות למלאי, למכירות ולניהול העסק מבחינה חשבונאית.
הגדרת נהלי עבודה בשרשרת הייצור
עסק העוסק בייצור וופלות, מעסיק עובדים רבים אשר לכל אחד מהם יש תפקיד על פס הייצור. כל המידע על מה שקורה בכל יום באולם הייצור, מועבר דרך קופה רושמת בפונקציית הייצור המרכזת את כל המידע מתחילת התהליך ועד סופו.
המידע הראשוני הוא על הכמות המדויקת ומשקלם של כל חומרי הגלם שבהם ייעשה שימוש במהלך יום העבודה, משקל השוקולד, החלבה והווניל וכמויות דפי הוופלות שהוכנו יום קודם לכן . האחראי על חומרי הגלם מזין את כל המידע המדויק לקופה רושמת . בהמשך מופעלים פסי הייצור, פס אחד לכל סוג של מילוי, שוקולד, ווניל וחלבה. כמות היצור בשלושת פסי הייצור אינה זהה.
מנהל פסי הייצור מזין לתוכנת הייצור את כמויות הוופלות של כל אחד מהטעמים השונים שיוצרו במהלך היום בכל אחד מפסי הייצור.
השלב הבא הוא אריזת הוופלות. קיימים שלושה סוגי מארזים – חפיסות אישיות המכילות 4 וופלות בכל חפיסה, אריזות של 250 גרם ואריזות של 500 גרם כל אחת. קווי הייצור פועלים באופן אוטומטי וממלאים את כל סוגי האריזות . פקידת המחסן מעדכנת באופן מדויק את כמות החפיסות שהוכנו וכמות האריזות הגדולות יותר על פי חלוקה למשקלים ולסוג המילוי.
בסופו של התהליך מאשר מנהלי קווי הייצור כי אכל את המוצר במסגרת בקרת האיכות וכי הטעם תואם את נוסחת הייצור המובילה של המוצר ואפשר לשווק אותו לחנויות.
האורזות מכניסות את החפיסות למארזים ואת החבילות הגדולות יותר לארגזים. פקידת המחסן מעדכנת בקופה רושמת את כמות המארזים והארגזים שהוכנו עד סוף היום .יש לוודא כי כמות הוופלים שיוצרה תואמת את כמות הוופלות שנארזה ושאין זליגות בייצור למעט כמויות שוליות.
בהתאם לכמות שיוצרה, אפשר לחשב את עלות המוצר תוך התחשבות בעלות חומרי הגלם, שעות העבודה והפעלת אולם הייצור. תחשיב זה יכריע אם מחיר הייצור מתוך כלל העלויות של המוצר הוא נכון או שיש כאן חוסר כדאיות כלכלית.
אם לאורך הליך הייצור מתגלות תקלות טכניות או תקלות הקשורות לחומרי הגלם הן מועברות מידית למנהל אולם הייצור שבודק את הנקודות הבעייתיות ולאחר מציאת הפתרון, אפשר להמשיך כמתוכנן בהליך הייצור.
הימנעו מהוצאות מיותרות
בכל עסק קטן, תזרים המזומנים תופס את המקום החשוב ביותר בניהולו של העסק. ברוב המקרים הרווחיות אינה גדולה במיוחד, מוסר התשלומים של הלקוחות הוא ירוד ובעל העסק דואג תמיד שלא תהיה חריגה בבנק ושהוא יוכל לעמוד בכל ההתחייבויות הכספיות שלו לספקיו ולרשויות.
אחת הדרכים להתייעלות ללא יצירת עלויות נוספות, היא פתיחת חנות המפעל בסמוך לאולם הייצור. אפשר להשתמש במחסן ישן שאין בו כל שימוש ולהפוך אותו לחנות קטנה ומתוקה. לפרסם בקרב כל העובדים באזור התעשייה על נקודת המכירה האטרקטיבית במחירים המוזלים וכך לסחוף אותם לעשות בה קניות . ניצלנו את השטח, יצרנו חווית קניות ללקוח וגם שיפרנו משמעותית את תזרים המזומנים.
